Légal

Charte sur le repect de la vie privée

Définition & Introduction

Au sein de la présente Charte, les mots ou expressions commençant avec une majuscule auront la signification suivante :

CGS : il s’agit du document encadrant la relation entre le Client et OWEEZ IT dans le cadre de l’accès à la Plateforme. Ce document a été signé entre les deux parties.

Client : désigne le signataire des Conditions Générales de Service (CGS), bénéficiaire du Service Welcome At.

Donnée(s) personnelle(s) : désigne les données à caractère personnel, toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Partenaires : les sociétés tierces à OWEEZ IT avec lesquelles OWEEZ IT entretient des relations contractuelles.

Personne(s) concernée(s) : les personnes physiques dont les Données personnelles sont traitées par OWEEZ IT. Cela comprend les Utilisateurs de la Plateforme mais aussi les visiteurs du Site et les personnes faisant l’objet de prospection par courriel.

Plateforme : désigne la plateforme web éditée par OWEEZ IT accessible à partir de l’URL suivante : https://app.welcome-at.com. La Plateforme est un outil permettant au Client de gérer et accueillir les visiteurs de ses locaux.

RGPD : Règlement européen 2016/679 du 26 avril 2016 sur la protection des Données personnelles.

Service Welcome At : l’ensemble des services et fonctionnalités en ligne proposés par OWEEZ IT auxquels les Utilisateurs peuvent accéder depuis la Plateforme.

Site : désigne le site web édité par OWEEZ IT accessible à partir de l’URL suivante : https://www.welcome-at.com. Le Site permet aux Visiteurs de consulter des informations sur le Service Welcome At, et d’entrer en contact avec OWEEZ IT via un formulaire dédié.

Utilisateur(s) : désigne les personnes physiques habilitées par le Client à accéder et à utiliser la Plateforme, dont les Données personnelles sont traitées par OWEEZ IT.

Ce document a pour objectif d’informer les Personnes concernées sur les traitements de données effectués par OWEEZ IT via le Site, la Plateforme et la prospection commerciale par courriel.

Ainsi, il existe 3 situations où OWEEZ IT est amené à traiter les Données personnelles des Personnes concernées :

Lorsque l’Utilisateur accède et utilise la Plateforme ;
Lorsque la Personne concernée entre en contact avec OWEEZ IT en utilisant le formulaire dédié présent sur le Site, contacte directement OWEEZ IT par courriel via contact[at]welcome-at[dot]com ou est contactée à l’initiative de OWEEZ IT à des fins de prospection commerciale ;
Lorsque la Personne concernée navigue sur le Site et qu’un Cookie de mesure d’audience est déposé sur son terminal.

Qui accède aux données personnelles ?

Pour rappel, OWEEZ IT pourra être amené à communiquer, dans le strict respect de la loi, les Données personnelles des Personnes concernées aux autorités administratives et judiciaires autorisées pour la recherche et l’identification de l’auteur d’une infraction.

Sur la Plateforme

Toutes les informations collectées par la Plateforme sont enregistrées par OWEEZ IT dont le siège social se situe au 231 rue Pierre et Marie Curie 31670 Labège. Les Données sont accessibles par le personnel strictement habilité de OWEEZ IT et qui a été sensibilisé à la protection des données personnelles.

Afin d’offrir les différents services et fonctionnalités de sa Plateforme, OWEEZ IT a recours à des Partenaires. Ces sociétés sont également les destinataires d’une partie ou de l’ensemble des Données personnelles transmises par les Utilisateurs. Elles ont la charge de l’hébergement, la maintenance et participent à l’édition et au bon fonctionnement de la Plateforme.

OWEEZ IT a recours à un Partenaire pour la gestion du support client, qui peut aussi être destinataire d’une partie ou de la totalité des Données personnelles transmises par l’Utilisateur sur la Plateforme.

Aucun transfert de Données personnelles en dehors de l’Union Européenne n’est réalisé.

Sur le Site

Afin d’offrir les différents services et fonctionnalités de son Site, OWEEZ IT a recours à des Partenaires. Ces sociétés sont également les destinataires d’une partie ou de l’ensemble des Données personnelles transmises par les Personnes concernées. Elles ont la charge de l’hébergement, la maintenance et participent à l’édition et au bon fonctionnement du Site.

OWEEZ IT utilise une solution de mesure d’audience sur son Site. Cette solution est proposée par un Partenaire qui est aussi destinataire des Données personnelles transmises par la Personne concernée lorsqu’elle navigue sur le site.

Certains Partenaires sont situés en dehors de l’Union Européenne, et notamment aux Etats-Unis. Conformément à la réglementation, OWEEZ IT a encadré chaque transfert de Données personnelles en dehors de l’Union Européenne avec les clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.

Dans le cadre des échanges par courriel avec OWEEZ IT

OWEEZ IT a recours à un Partenaire offrant une prestation de courriels afin de pouvoir correspondre avec la Personne concernée par ce biais. Ce dernier est aussi destinataire d’une partie ou de l’ensemble des Données personnelles transmises.

Afin de suivre sa clientèle et d’optimiser sa prospection commerciale, OWEEZ IT a également recours à un Partenaire lui proposant une solution de gestion clientèle. Ce dernier est aussi destinataire d’une partie ou de l’ensemble des Données personnelles transmises par la Personne concernée.

Quelles sont les données traitées par OWEEZ IT ?

Sur la Plateforme

OWEEZ IT est amené à collecter et traiter les Données personnelles de l’Utilisateur de la Plateforme.

Aucune donnée n’est collectée à partir de sources accessibles au public.

Dès lors, OWEEZ IT ne collecte que les informations suivantes :

Données identification (nom, prénom, photo de profil)
Données professionnelles (coordonnées professionnelles, fonction)
Données de localisation (« est présent dans les locaux du Client » ou « n’est pas présent »)
Données de connexion (ex : adresses IP, journaux d’événements...)

Sur le Site

OWEEZ IT est amené à collecter et traiter les Données personnelles de la Personne concernée sur le Site (via le formulaire de contact et via la solution de mesure d’audience)

Aucune donnée n’est collectée à partir de sources accessibles au public.

Dès lors, OWEEZ IT ne collecte que les informations suivantes :

Données identification (nom, prénom)
Données professionnelles (coordonnées professionnelles, objet et message de la demande de contact)
Données de connexion (captées par la solution de mesure d’audience)

Dans le cadre des échanges par courriel avec OWEEZ IT

OWEEZ IT est amené à traiter les Données personnelles des Personnes concernées dans le cadre d’une correspondance par courriel à l’initiative de la Personne concernée ou à l’initiative de OWEEZ IT.

OWEEZ IT procède à des opérations de prospections commerciales B2B : certaines Données personnelles peuvent avoir été collectées à partir de sources accessibles au public (réseaux sociaux professionnels).

Dès lors, OWEEZ IT ne collecte que les informations suivantes :

Données identification (nom, prénom)
Données professionnelles (coordonnées professionnelles, objet et message de la demande de contact)

Pourquoi OWEEZ IT traite des données personnelles ?

Sur la Plateforme

Gestion des comptes utilisateurs, maintien de la sécurité de la Plateforme et gestion des demandes d’assistance

OWEEZ IT est éditeur du Service Welcome At disponible depuis la Plateforme, et est amené à ce titre à traiter les Données personnelles des Utilisateurs dans la Plateforme.

Dès lors, OWEEZ IT agit en qualité de sous-traitant du Client et traite des Données personnelles pour gérer les comptes utilisateurs, assurer la sécurité du système d’information de la Plateforme et gérer les demandes d'assistance.

Le fondement légal de ce traitement est l'intérêt légitime du Client de protéger ses locaux ainsi que d'optimiser et fluidifier l'accueil et la gestion de ses visiteurs.

La fourniture des Données personnelles des Utilisateurs est obligatoire afin de pouvoir utiliser les fonctionnalités de la Plateforme.

Sur le Site

Gestion des demandes de contact

OWEEZ IT collecte et traite les Données personnelles transmises par la Personne concernée via le formulaire présent sur son Site.

Dès lors, OWEEZ IT traite les Données personnelles des Personnes concernées afin de répondre à leur demande de contact.

Le fondement légal de ce traitement est l’intérêt légitime de OWEEZ IT d’entrer en contact avec sa clientèle.

La fourniture de ces Données personnelles est obligatoire afin de répondre à la demande. Par conséquent, la non-fourniture de ces Données personnelles empêchera le traitement de la demande.

Mesure d’audience

OWEEZ IT collecte et traite les Données personnelles de la Personne concernée lorsque cette dernière navigue sur son Site.

Dès lors, OWEEZ IT traite les Données personnelles des Personnes concernées à des fins de mesure d’audience de son Site.

Le fondement légal de ce traitement repose sur le consentement de la Personne concernée (en acceptant ou refusant le dépôt de Cookies de mesure d’audience).

La fourniture de ces Données personnelles est facultative. La non-fourniture de ces données n’emporte aucune conséquence pour la Personne concernée, et empêchera OWEEZ IT d’établir des statistiques relatives à l’audience de son Site.

Dans le cadre des échanges par courriel avec OWEEZ IT

Proposition d’offres commerciales par courriel

OWEEZ IT est susceptible de contacter la Personne concernée afin de proposer des offres commerciales par courriel. Conformément à la réglementation, le consentement préalable à recevoir de telles sollicitations n’est pas obligatoire dès lors qu’elles s’inscrivent dans une démarche commerciale B2B (entre professionnels).

Néanmoins, la Personne concernée est libre de s’opposer à cette prospection en exerçant son droit d’opposition dans les conditions détaillées au sein de la section 6 de la présente Charte.

Le fondement légal de cette prospection est l’intérêt légitime de OWEEZ IT de développer ses relations commerciales.

OWEEZ IT n’effectue aucun traitement aboutissant à une prise de décision entièrement automatisée sur la base des Données personnelles de la Personne concernée.

Gestion de la clientèle et des partenariats

OWEEZ IT collecte et traite les Données personnelles des Personnes concernées afin de gérer sa clientèle, ses partenariats, ses contrats et sa facturation associée.

Le fondement légal de ce traitement est l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles entre le Client et OWEEZ IT.

La fourniture de ces Données personnelles est obligatoire afin de proposer et d’exécuter une prestation commerciale. Par conséquent, la non-fourniture de ces données empêchera l’exécution de la prestation commerciale.

Combien de temps OWEEZ IT conserve les données personnelles ?

Les Données personnelles transmises à OWEEZ IT sont conservées pendant une durée définie et respectée.

Sur la Plateforme

Gestion des comptes utilisateurs, maintien de la sécurité de la Plateforme et gestion des demandes d’assistance : les Données personnelles sont conservées pendant un délai prévu avec le Client, entre 1 jour et 3 ans pour les données des visiteurs, à partir de la dernière visite, et 3 mois maximum pour les données des utilisateurs de la Plateforme (les salariés du Client) après la fin du contrat d’abonnement ou 1 mois maximum après la suppression de l’utilisateur par le Client.

Sur le Site

Gestion des demandes de contact : 1 an à partir de la réception du message

Mesure d’audience : 1 an à partir du dépôt du Cookie sur le terminal

Dans le cadre des échanges par courriel avec OWEEZ IT

Gestion des demandes de contact : 3 ans à partir du dernier contact avec la personne concernée (ex : envoi de courriel, appel téléphonique ou clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel) ;

Gestion de la clientèle et des partenariats : 3 ans à partir de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact avec la personne concernée (ex : envoi de courriel, appel téléphonique ou clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel). En outre, ces Données personnelles sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact avec la personne concernée à des fins de preuve en cas de contentieux (délai légal). Concernant les données de facturation, elles sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable à des fins de comptabilité. Concernant les données relatives à l’identification des parties au contrat, elles sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin du contrat.

Quels droits ?

Pour l’ensemble des demandes relatives à l’exercice des droits des Personnes concernées, il est possible de contacter le référent RGPD de OWEEZ IT à cette adresse : dpo@welcome-at.com

Pour en savoir plus sur ces droits, le site internet de l’autorité française de protection des données personnelles, la CNIL, est consultable ici : https://www.cnil.fr/.

Droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement
La Personne concernée peut à tout moment consulter, modifier ou supprimer ses Données personnelles fournies et ainsi exercer son droit d’accès, droit de rectification ou droit à l’effacement par le moyen présenté au début de cette section. Pour rappel, lorsque la Personne concernée formule une demande d’exercice du droit d’effacement, les Données personnelles peuvent être soumises à une obligation légale de conservation que OWEEZ IT est tenu de respecter (conservation liée aux obligations administratives et judiciaires).

Droit d’opposition
Lorsque la Personne concernée reçoit des courriels de la part de OWEEZ IT, elle reste libre de s’opposer à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement présent en bas des messages, ou en utilisant le moyen présenté au début de cette section.

Droit à la portabilité
La Personne concernée peut à tout moment exercer son droit à la portabilité à tout moment par le moyen présenté en début de cette section. OWEEZ IT fournira une copie des Données personnelles dans un format ouvert et interopérable afin de faciliter leur exploitation.

Droit à la limitation
La Personne concernée peut exercer son droit à la limitation en complément de l’exercice d’un autre droit en le précisant dans sa demande par le moyen présenté en début de cette section. OWEEZ IT ne traitera plus les Données personnelles et procèdera à leur conservation pendant le délai de vérification/examen de l’exercice de l’autre droit (accès, effacement, portabilité...).

Droit de décider du sort de ses données aprèsson décès
La Personne concernée peut définir des directives relatives au sort de ses Données personnelles après son décès par le moyen présenté en début de cette section.

Droit de déposer une plainte
Lorsqu’une Personne concernée estime que OWEEZ IT procède à un traitement illicite de Données personnelles constituant une violation de ses droits, elle peut à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité française de protection des Données personnelles (la CNIL) via son site internet : https://www.cnil.fr/